3 הטעויות הנפוצות בפרזנטציה – ואיך להימנע מהן
כל מי שהתנסה בדיבור בפני קהל או קבוצה של אנשים מבין היטב שמדובר במלאכה שונה בתכלית מדיבור יומיומי רגיל עם משפחה או חברים. לא סתם רבים וטובים מאיתנו מעדיפים להיתקל בלהקה של דובי גריזלי רעבים מאשר למצוא עצמנו על במה, נאלצים לדבר בפני עשרות אנשים או יותר.
אז נכון שיש כאן עניין לא מבוטל של כישרון טבעי וכריזמה מולדת, אך האמת היא שמדובר בעיקר בכישור נרכש בעל כללים די פשוטים, ומי שמכיר את הכללים יווכח שדי מהר החששות מסתלקים ויכולת העברת המסרים משתפרת פלאים.
בתור צעד ראשון בדרך להיותכם חיות במה, הנה 3 טעויות נפוצות בהן נופלים פרזנטורים רבים, ודרכים פשוטות להימנע מהן:
- היצמדות לטקסט מוכן מראש –
ככל הנראה הטעות הרווחת ביותר בקרב פרזנטורים מתחילים. לפעמים נדמה לנו שהדרך הטובה ביותר להפחית מהלחץ שאנחנו חווים על הבמה היא להפוך את המשימה לכמה שיותר פשוטה וברורה. לכן, אם נדאג להכין מראש טקסט שרק נצטרך להקריא מדף או ממצגת, או אם נשנן מראש את כל ההרצאה מילה במילה, אז אנחנו מחוסנים מפני תקלות. זו שגיאה. ראשית, משום שכמעט תמיד ישנן התקלות או דברים לא צפויים שעשוים לצוץ במהלך פרזנטציה, בין אם זה שאלה לא צפויה מהקהל, תקלה טכנית במצגת או בלק אאוט פתאומי שלכם. ככל שתתכנו לפרטי פרטים כל רגע בפרזנטציה שלכם, כך עולה הסיכון שכל שיבוש קטנטן בתכנית יוביל אתכם לאובדן שליטה כללי. אין זה אומר כמובן שלא צריך להתכונן ולעבור על החומרים לפני ההרצאה, אך חשוב להקפיד על רמה גבוהה יחיסית של גמישות. זכרו, הענף הגמיש הוא הענף שהכי קשה לשבור. שנית, כשאתם מדקלמים טקסט מוכן מראש, הקהל מייד מרגיש בכך, וזה מתפרש על פי רוב כחוסר ביטחון או אפילו חוסר מקצועיות.
אם כך, איך אפשר בכל זאת להתמודד עם הלחץ ולפשט עבור עצמנו את המשימה? בקלות! במקום להכין טקסט מפורט, הכינו נקודות שיזכירו לכם על מה אתם צריכים לדבר לאורך הפרזנטציה. אפשר בזמן שמתכוננים בבית לעבור בהדרגה מנקודות יחסית מפורטות לבולטים קצרים, ועד למילות כותרת בלבד, כל אחד לפי קצב ההתקדמות האישי שלו בו הוא מרגיש הכי בטוח.
- Too much information –
פעמים רבות בעת הכנת הפרזנטציה אנחנו נתקלים בשאלה כמה חומר כדאי לכלול בה. לאנשים רבים יש נטיה לחשוב שבכדי לשדר מקצועיות ולהיתפס כמקור סמכות צריך לדחוס כמה שיותר אינפורמציה לתוך ההרצאה, וככל שהנושא מורכב יותר מה טוב. בפועל, ההיפך הוא הנכון. תפקידנו כפרזנטורים הוא להנגיש את החומר לקהל בצורה הבהירה והמובנת ביותר האפשרית. במרבית המקרים, אם אפשר לפשט את המסר, גם על חשבון הקרבת קורטוב של דיוק, מומלץ לעשות זאת. Keep it simple, תתפלאו עד כמה אנשים אוהבים שמאכילים אותם בכפית. כך, במקום להסתכן באובדן הקשב והעניין של הקהל, אנו מצליחים לשמר רמה גבוהה יחסית של תשומת לב ומוודאים שהמסרים החשובים ביותר מחלחלים. באשר לתדמיתנו המקצועית, אם אנחנו משאירים חלק מהאינפורמציה מחוץ למצגת, סביר יותר שתהיה הזדמנות להגיע אליה במסגרת מענה לשאלות מהקהל. תשובה טובה לשאלה מותירה רושם חזק הרבה יותר של מקצועיות, משום שהיא מראה שהמומחיות של הפרזנטור אינה מוגבלת לתוכן המצגת בלבד.
כמובן שמן הצד השני לא מומלץ לעלות עם מעט מדי אינפורמציה מחדשת או עם נקודות ברורות מאליהן בלבד. כיצד אם כן נדע מתי הגענו לאיזון נכון? הדרך הטובה ביותר היא להתנסות מראש על אנשים שאינם בקיאים בנושא, חברים או משפחה, ולשמוע מהם אם יש לפרזנטציה מעט מדי או יותר מדי "בשר", עד שעולים על דרך המלך.
- ניהול זמנים לקוי –
למי מאיתנו לא יצא לנכוח בהרצאה שהתארכה יתר על הזמן, או שהמרצה לא הספיק להגיע לכל החומר? זה טבעי וזה קורה, אך מטבע הדברים רצוי להימנע מכך. טיפ הזהב הראשון הינו לתזמן את הפרזנטציה מראש. אל תעסקו בהשערות היפותטיות של כמה זמן ייקח לכם להעביר נושא מסוים, הן כמעט תמיד יהיו שגויות. שבו עם סטופר ותתאמנו מול המראה כדי שיהיה לכם מושג טוב יותר. חשוב לזכור, כפי שכבר ציינו מוקדם יותר, שלא תמיד דברים ברגע האמת מסתדרים בדיוק לפי התכנית, וזה אומר שגם אם תזמנתם את הכל בצורה מושלמת, זה עדיין לא מבטיח שלא תיקלעו לבעיה ברגע האמת. לשם כך, חשוב להקפיד ולזכור כל הזמן להיות ערים לשעון ולהישאר בשליטה על קצב הזרימה של הפרזנטציה, יש סיבה שהמונח נקרא *ניהול* זמנים. זה אומר לוודא שלא גולשים לדיונים צדדיים ולא מבזבזים זמן בחזרה על נקודות שכבר צריכות להיות ברורות. טיפ טוב נוסף הוא לייצר לכם מבעוד מועד נקודות ציון לאורך הפרזנטציה שישמשו אתכם למעקב ותוכלו בעזרתן לדעת מה מצבכם מבחינת זמנים. אם למשל מדובר בפרזנטציה של שעה, סמנו לעצמכם מראש, במהלך התזמון הראשוני למשל, היכן פחות או יותר צריך להיות לאחר רבע שעה, חצי שעה ושלושת רבעי שעה.
בשורה התחתונה – הקפידו על הקשבה לקהל שלכם, וגמישות במהלך הרצאה! בהצלחה